Datenschutzerklärung

Datenschutzordnung des Stadtsportverbandes Lemgo e.V. (SSV-Lemgo e.V.)

Präambel

Der SSV-Lemgo e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. der Organisation des allgemeinen Sportbetriebs, des Sportabzeichen Treffs Walkenfeld, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

  • 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von handbeschriebenen und ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

  • 2 Verarbeitung personenbezogener Daten
  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  2. Im Rahmen des Aufgabenspektrums verarbeitet der Verein, wenn dies zur Erledigung der Aufgaben notwendig ist, insbesondere die Daten: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.
  3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten und Ergebnisse von Wettbewerben an diese weitergeleitet.
  • 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen und Ehrungsveranstaltungen.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht werden oder wurden, erfolgt ausschließlich, wenn die abgebildete(n) Person(en) schriftlich ihre Zustimmung gegeben hat/haben.
  4. Auf der Internetseite des SSV-Lemgo e.V. werden die Mitglieder des Vorstands mit Vornamen, Nachnamen, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht, soweit sie dies schriftlich genehmigen.

    § 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Die praktische Umsetzung der Datenschutzordnung gehört zum Arbeitsbereich des/der Geschäftsführers(in), soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Vorstand nach § 26 BGB und die mit der Umsetzung beauftragten Personen  stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind für die zeitnahe Beantwortung von Auskunfts-, Korrektur- und Löschungsverlangen einzelner Personen zuständig.

  • 5 Verwendung und Herausgabe von Teilnehmerdaten und -listen
  1. Listen von Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) nur insoweit zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert.
  2. Personenbezogene Daten dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person schriftlich vorliegt. Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, fallen nicht unter dieses Verbot.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine schriftliche Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
  • 6 Kommunikation per E-Mail
  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
  • 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

  • 8 Datenschutzbeauftragter

Im SSV-Lemgo e.V. sind in der Regel keine 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt. Der Verein hat deshalb keinen Datenschutzbeauftragten.

  • 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
  1. Der Verein unterhält eine Homepage. Die Einrichtung und Unterhaltung dieser Homepage obliegen dem Vorstand nach § 26 BGB. Die praktische Umsetzung nehmen der/die Geschäftsführer/in, der/die Mitarbeiter/in und weitere beauftragte Personen sowie der Administrator nach Weisung vor.
  2. Die/der Geschäftsführer(in) überwacht die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
  • 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder Weitergabe ist untersagt.
  2. Eigenmächtige Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und gegen diese Datenschutzordnung können zivilrechtliche Konsequenzen nach dem Grundsatz haben, „Handlung war vorsätzlich – grob fahrlässig – fahrlässig“!
  • 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den geschäftsführenden Vorstand des Vereins am 15.08.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.